食材采购管理制度及流程

食材采购管理制度及流程

一、目的

本制度规定了食材采购流程、质量标准、验收方法、库存管理以及采购纪律等，以确保公司食材采购工作的规范化、标准化和合法化，保障食品安全和产品质量，提高公司竞争力。

二、适用范围

本制度适用于公司及所属各分支机构食材采购活动。

三、职责

1. 食材采购部门：负责食材采购计划的制定、供应商的选择、合同签订、订单下达、物流跟踪、到货验收以及付款等采购工作。

2. 质量管理部门：负责对食材质量进行全面管理和监督，确保食材符合国家质量安全标准。

3. 仓库管理部门：负责食材的验收、入库、保管、发放等工作，确保食材安全、完整、有序存放。

4. 使用部门：负责向采购部门提出采购需求，并对食材质量进行初步检查和验收。

四、采购流程

1. 需求提出：使用部门根据实际需要，向采购部门提出明确的采购需求，包括产品名称、规格、数量、质量要求等。

2. 供应商选择：采购部门根据需求，按照公平、公正、公开的原则，筛选符合条件的供应商，进行询价、议价，最终确定供应商。

3. 合同签订：采购部门与供应商签订采购合同，明确双方权利和义务，确保产品质量和交货期。

4. 订单下达：采购部门根据合同约定，及时下达采购订单。

5. 物流跟踪：采购部门对订单执行情况进行全程跟踪，确保食材按时送达。

6. 到货验收：到货后，采购部门会同质量管理部门对食材进行验收，核对数量、检查质量，确保与合同要求一致。

7. 付款结算：验收合格后，采购部门负责办理付款手续，按照合同约定支付货款。

五、质量标准

1. 食材应符合国家相关质量安全标准及规定。

2. 对于生鲜食材，应保证新鲜度，无腐烂、变质等现象；对于干货食材，应保证干燥度及无受潮等现象。

3. 食材包装应符合国家相关规定，标识清晰、规范。

4. 对于特殊食材，如进口食材，应提供相应的检验检疫证明。

六、验收方法

1. 对食材进行数量核对，确保到货数量与订单一致。

2. 对食材质量进行初步检查，如发现质量问题，应拒收或要求退货。

3. 对合格食材进行详细登记，记录生产日期、保质期等信息，并按照要求分类存放。

4. 对于需要进一步检测的食材，应按照相关规定进行检测，确保产品质量符合要求。

七、库存管理

1. 仓库管理部门应定期对库存食材进行检查，确保其安全、完整。

2. 对过期、变质、损坏的食材应及时进行处理，严禁使用不合格食材。

3. 仓库应保持整洁、干燥、通风等良好环境，避免阳光直射和虫害等影响。

4. 仓库内应设置防火、防盗等安全设施设备。